De belastingdienst, de gemeente en andere overheidsinstanties hebben twee manieren om te communiceren met fysieke personen. De eerste manier is online, via een zogenaamde digitale handtekening. Dit is een Spaanse versie van DigiD. De tweede manier is ouderwets via de post. Beide manieren van berichtgeving kunnen echter problemen opleveren.
Berichtgeving via de digitale handtekening
Wanneer de overheid een bericht stuurt via de digitale handtekening, krijgt u een email dat er een bericht klaar staat in uw map op de website van het betreffende overheidsorgaan. Dit bericht kan enkel worden geopend met de digitale handtekening. Nu is het vaak het geval dat niet-residenten geen digitale handtekening hebben. Dit kan op twee manieren worden omzeild. De eerste manier is het doorgeven van een fiscaal of juridisch vertegenwoordiger met een digitale handtekening. De overheid kan dan het bericht naar deze vertegenwoordiger sturen via de digitale handtekening, welke vervolgens door hem of haar kan worden geopend. Een tweede oplossing is om de gemeente te verzoeken het bericht via de post of email toe te sturen. Over het algemeen wordt het bericht dan alsnog via het genoemde middel verzonden.
Berichtgeving via de post
Deze vorm van berichtgeving is waar in vele gevallen problemen ontstaan die schadelijk kunnen zijn voor degene voor wie het bericht bestemd is. De overheidsinstanties kijken over het algemeen naar het adres wat vermeld staat bij het NIE nummer en sturen het bericht dan vervolgens naar dit adres. Dit kan echter het adres zijn van een oude gestor van 20 jaar geleden die al met pensioen is, maar ook het adres van de Spaanse woning waar u slechts een paar weken per jaar bent.
Voor het betekenen van ontvangst stuurt de overheid een postbode die op het adres bij uw NIE nummer aanbelt en probeert het bericht af te geven. Als niemand gehoor geeft of het bericht aanneemt, zal de postbode nog een poging doen binnen 3 volgende werkdagen. Als ook dan het bericht niet wordt aangenomen of de deur simpelweg niet wordt opengedaan, stuurt de postbode het bericht terug naar de overheidsinstantie die deze heeft verstuurd. Hierna wordt overgegaan tot berichtgeving in het BOE. Het BOE is het “Bolletin Oficial del Estado” wat vergelijkbaar is met het Nederlandse Staatsblad.
Volgens de jurisprudentie is het niet voldoende om de belastingbetaler alleen op deze manier op de hoogte te stellen, maar de overheid lapt dit aan haar laars en houdt het hierbij.
Voorkomen van problemen
De beste manier om te voorkomen dat berichtgevingen verdwijnen of simpelweg niet worden afgeleverd is om in het Spaanse “censo”, of te wel persoonsgegevensregister, een adres op te nemen waar u zeker van weet dat berichten zullen aankomen. Vul vooral in dat u niet-resident bent met uw adresgegevens uit uw land van herkomst, maar ook met een notificatieadres in Spanje. Bij het invullen van enkel een buitenlands adres, zal de overheid alsnog uitgaan van het vorige bekende Spaanse adres.
Dit artikel is verzorgd door:
Lex Foris International Law